5 principes de la gestion du temps pour mieux s’organiser

Votre travail est devenu un environnement d’hyper stimuli. Entre les notifications Slack, les interruptions sans prévenir de vos collègues et les réunions fixées à votre insu, la tâche qui devait prendre 10 min vous aura pris la journée. Pour gagner en efficacité, il est primordial d’adopter une meilleure gestion du temps. Découvrez 5 principes de la gestion du temps.

Définir des objectifs pour gagner en efficacité

C’est un peu comme tout dans la vie, l’organisation de son équipe au travail ainsi que la gestion du temps ne sont pas des concepts qui s’improvisent. Si tous les chefs d’entreprise du monde aimeraient gagner en efficacité et en productivité en un claquement de doigts, l’optimisation du temps commence par accepter un principe clé : perdre du temps pour mieux en gagner par la suite. 

Pour être plus efficace, vous devez commencer par élaborer un véritable plan d’action. C’est le principe de la gestion du temps. Quand ce sera chose faite, il faudra également attendre quelques semaines avant que votre nouvelle organisation devienne une routine pour vous ainsi que vos coéquipiers.

Prioriser ces tâches à l’aide d’une matrice

La matrice d’Eisenhower est un formidable outil de gestion de tâches qui aidera à mieux hiérarchiser les tâches à effectuer. En effet, cette matrice repose sur deux critères de hiérarchisation incontournables : l’urgence et l’importance. De quoi vous permettre de classer facilement vos tâches en quatre catégories distinctes : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner (oui, par moments, c’est nécessaire). C’est d’ailleurs dans une phrase qui deviendra célèbre que Dwight D. Eisenhower, le 34ᵉ président des États-Unis, a conceptualisé pour la première fois cette matrice en 1954. 

« J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont pas urgents. » 

Dwight D. Eisenhower

Le but de cette matrice est simple : prendre votre liste interminable de tâches à effectuer et à les ranger à travers quatre quadrants (visible ci-dessous). Classer vos différentes missions avec clarté et surtout de façon visuelle vous permet ainsi de mieux visualiser, et donc d’anticiper votre travail. Ainsi, plus vous réussirez à prioriser vos tâches, plus vous gagnerez en productivité et en concentration.

Conseils pratiques d’une experte en management

Une autre donnée souvent sous-estimée et peu écoutée : le stress en entreprise. Sueurs froides, coup de chaud, pression, angoisse, fatigue et même burn out sont tant d’autres symptômes qu’une mauvaise gestion du temps peut provoquer à court, moyen et long terme. En effet, comme tout humain soumis au stress, le corps et l’esprit peuvent craquer sous la pression. On peut juger que certaines tâches et objectifs semblent irréalisables ou trop chronophages. C’est pourquoi il est essentiel d’instaurer une bonne organisation et une communication interne fluide pour éviter ou déceler les potentielles pertes de régime ou de baisse de moral.

« Pour optimiser la gestion du temps de votre équipe et de vous-même, vous devez l’organiser », commence ainsi Charlotte Lebert, experte chez Matchers. Pour ce faire, cette experte en management et développement des ventes a plusieurs principes : « Il y a trois critères à prendre en compte : l’urgence et l’importance de la tâche, le temps d’exécution et la connaissance de son moment. Dans un premier temps, faites une liste de ce que vous devez faire. Puis créez un tableau et classez vos tâches en pendant à indiquer le temps d’exécution que vous prévoyez pour chacune. Assurez-vous toujours de rajouter 15 minutes de plus à votre estimation. Je vous conseille aussi d’utiliser un agenda pour identifier les moments où votre énergie est la plus importante. Tôt le matin ? Avant le déjeuner ? Après ? Vers 16 ou plus tard ? », questionne-t-elle avec humour. 

Si cette dernière question de notre experte peut prêter à sourire, elle est pourtant d’une logique implacable. Lancez-vous dans les tâches les plus difficiles ou les plus chronophages quand vous avez le plus d’énergie. Pour maximiser vos chances d’y arriver, Charlotte vous conseille : « Prenez votre agenda et inscrivez-y toutes les urgences et les importances de votre journée ou de votre semaine avec un code couleur. Ensuite, prévoyez une couleur pour les tâches à déléguer et à suivre avec une autre couleur. » Une manière simple et visuelle de planifier vos tâches qui permettra de savoir où vous en êtes, vous et votre équipe, en un seul coup d’œil. 

Mieux encore, l’experte préconise de découper les tâches en plusieurs jours si vous n’avez pas d’urgence de rendu. « L’idéal, c’est de rester dans la mesure du possible concentré au maximum 1 h sur une même tâche. Pensez aussi à préparer votre semaine avant de partir en week-end et vérifier tous les soirs si des modifications sont à effectuer sur votre planning. » Et comme à Matchers on est toujours friands de petits conseils supplémentaires, l’experte nous a donné ses trois tips bonus. Des principes de la gestion du temps :

• Enlevez les notifications et mettez votre portable en mode silencieux pour préserver votre concentration.  
• Regardez vos mails au maximum 3 fois par jour.  
• Créez des rendez-vous avec les membres de vos équipes pour ne pas déranger les autres dans leur travail.

Apprendre à ses coéquipiers à savoir gérer leur temps et organiser leurs tâches par priorité est donc une mission qui peut ainsi s’avérer très salvatrice. C’est, en effet, le cas dans la réduction de la pression, de l’angoisse et du stress que peut causer la vie en entreprise. Et, pour tenter de réduire encore un peu plus la surcharge mentale, il existe de nombreux outils qui permettent aux équipes de gagner du temps.

À l’ère du numérique et des nouvelles technologies : les agendas en ligne, les calendriers électroniques, ou encore les logiciels de gestion de projet et les réseaux de discussions partagés, sont à utiliser sans modération.

Apprendre à déléguer

Quand on est chef d’entreprise ou directeur d’un pôle au sein d’une société, on est très vite tenté de tout vouloir accomplir et gérer. Pourtant, l’intérêt d’avoir des collaborateurs, c’est bien de pouvoir compter sur leurs compétences. Il est primordial de connaître les points forts de chacun et de leur faire confiance. Les entreprises les plus performantes ont d’ailleurs compris depuis longtemps l’importance de déléguer et de compter sur les autres sans crainte. Un moyen efficace de responsabiliser tout le monde tout en évitant les surcharges de travail. 

Pour optimiser ce processus au maximum, il est important de savoir bien déléguer. C’est-à-dire de déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes, notamment en fonction de leurs domaines d’expertise ou encore de leurs postes au sein de votre entreprise. Si déléguer vous permettra d’alléger les emplois du temps de chacun, cela permettra en plus d’accroître l’autonomie, la confiance et la productivité de vos équipiers. Pensez ainsi à donner des retours constructifs aux collaborateurs à qui vous avez délégué des tâches. Et, n’oubliez pas qu’il n’y a rien de plus encourageant que d’être félicité pour ses réussites. De quoi booster vos performances globales tout en prenant soin de votre santé. 

Rester maître de son temps et chasser les voleurs 

En tant que chef d’entreprise ou collaborateur dans une société, vous devez garder en tête que vous devez rester maître du temps et ne pas trop vous laisser distraire. Imaginez que le soleil frappe au zénith et que votre open space est plus sonore qu’une cour de récréation à 15 h 30. Cela démotive, cela fatigue et de surcroît, ça vous fait perdre du temps. Pour éviter ce genre de déconvenue, il est important de ne pas laisser votre poste de travail être perturbé par des interruptions fréquentes, des réunions imprévues ou encore des sollicitations incessantes. Veillez donc à identifier les éléments potentiellement perturbateurs pour construire des stratégies en conséquence. 

Vous pouvez ainsi, comme l’a dit Charlotte Lebert, notre experte : réduire les plages horaires durant lesquelles vous consultez les notifications sur votre ordinateur ou sur votre portable. Quand il s’agit d’un collègue qui vient vous interrompre dans votre travail avec une demande non urgente, il est essentiel que vous sachiez poliment lui répondre, mais avec fermeté. Ainsi, pensez à utiliser des tournures de phrases comme : « Je comprends ton besoin, mais je suis actuellement en pleine concentration sur un projet important. Pourrions-nous en discuter plus tard ? » Mais, aussi : « Ce sujet mérite toute mon attention, mais je suis occupé en ce moment. Pouvons-nous planifier un moment pour en parler vers 16 h ? » Adopter ce type de communication assertive vous permettra, à coup sûr, de préserver au mieux vos précieuses heures de travail.

Profiter d’outils pour optimiser votre temps de travail 

Pour optimiser votre temps en entreprise, que vous soyez chef d’entreprise ou simple salarié, il existe de nombreux outils au service de votre temps. Chaque employé d’une entreprise passe près de 51 % de sa journée de travail à des activités non productives. Pour maximiser les performances de votre entreprise, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs outils. Voici notre top 3 :

• Trello : est un outil de gestion de projets visuel basé sur des tableaux, des listes et des cartes. Il permet de suivre les tâches, de collaborer en équipe, d’organiser des projets et de planifier des flux de travail. Il est intuitif, flexible, et s’intègre avec de nombreuses applications tierces. 
  
• RescueTime : est une application qui vous permet de surveiller automatiquement votre activité en ligne. Vous pouvez également vous en servir pour éditer des rapports détaillés sur les applications que vous utilisez au travail ainsi que sur les sites web que vous consultez et qui vous prennent beaucoup de temps au quotidien.
  
• Google Agenda : Voici un classique du travail en entreprise, mais ça fait toujours du bien de rappeler l’efficacité d’un outil. D’autant plus quand il est gratuit, et c’est le cas de Google Agenda : une formidable application qui vous permet de planifier vos évènements, de définir des rappels ou encore de partager des calendriers avec vos collègues. Vous pouvez aussi vous en servir pour atteindre vos objectifs en définissant, par exemple, des blocs de temps de concentration. L’application est également liée avec l’outil Google Meet qui vous permet d’effectuer des réunions en visioconférence.

Le principes de la gestion du temps en entreprise et son optimisation est une donnée importante qui participe à la productivité de vos équipes et aux performances de votre entreprise. Il est essentiel pour les chefs d’entreprise, mais également pour chaque salarié, de prendre connaissance des différents outils et des dispositifs qui permettent d’effectuer des tâches sans stress et de réaliser des objectifs sans crainte. L’ensemble de ces techniques vous permettront de profiter de bénéfices à court, moyen et long terme.

FAQ

C’est quoi le temps Kairos ?
Le mot grec « kairos » indique le bon moment, une opportunité à saisir ou encore l’instant T à saisir. Des moments de productivité importante en entreprise, par exemple, ou le moment de la journée durant lequel vous êtes le plus en forme.

Quelle est la différence entre le Kairos et le Chronos ?
Chronos correspond au dieu grec du temps qui s’écoule, du destin, alors que Kairos est un terme grec pour désigner le bon moment d’agir. 

C’est quoi la méthode Nérac ?
La méthode Nérac est en vérité un acronyme des mots suivants : Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer et contrôler. L’utiliser consiste à créer un tableau à colonnes. Chaque colonne correspond ainsi à une étape à effectuer. 

Qu’est-ce que les objectifs SMART ? 
Un SMART est une méthode mnémotechnique qui permet de décrire les objectifs que l’on veut atteindre de façon claire et précise. Le but étant d’énoncer la phrase la plus simple à comprendre et dont les résultats sont réalisables.