La subrogation de paiement OPCO : tout comprendre 

La gestion des financements de la formation professionnelle peut être allégée par la subrogation de paiement OPCO. Il s’agit d’un processus financier qui permet aux entreprises de ne pas avoir à avancer les frais lors d’une action de formation.

Qu’est-ce que la subrogation de paiement OPCO ? 

Subrogation de paiement et OPCO 

La subrogation de paiement est un mécanisme financier qui permet de faciliter le financement des formations professionnelles. Son objectif est simple : déléguer le paiement des coûts de formation à l’OPCO (Opérateur de compétence) sans avoir à avancer les frais à l’organisme de formation.

L’entreprise concernée par les actions de formation n’a donc pas à avancer les frais puisque l’OPCO le fait à sa place. C’est une méthode de paiement simplifiée qui peut faire gagner beaucoup de temps aux entreprises qui souhaitent effectuer des actions de formation.

Ressource utile : Trouver mon OPCO

Comment fonctionne la subrogation de paiement ? 

Fonctionnement pour accéder à la subrogation de paiement

Comme énoncé précédemment la subrogation de paiement est un mécanisme qui permet de faciliter le la mise en place de formations et leur financement pour les entreprises.

Cas n°1 : Votre OPCO pratique la subrogation de paiement

La demande se fait au même moment que la demande de prise en charge d’une action de formation. Lors du montage de votre dossier, vous devez cocher l’option qui propose la subrogation de paiement. Une fois votre dossier accepté par L’OPCO, vous pourrez démarrer la formation sans vous soucier du financement. Une fois la formation effectuée, l’organisme de formation avec lequel vous avez effectué la formation se chargera d’envoyer une facture à votre OPCO. Évidemment, la facture sera du même montant que celui saisi lors de votre demande de prise en charge. Vous pouvez également retrouver le montant sur la convention de formation.

Cas n°1 : Votre OPCO pratique la délégation de paiement

Le système reste le même, c’est à dire que vous n’aurez pas avancer les frais de la ou les formations que vous allez effectuer. Pour autant, le partage de la facture à l’OPCO en fin de formation ne pourra pas être fait que sur votre espace et devra donc être déposé par l’entreprise. Dans le cas de la délégation de paiement vous avez donc une ultime étape administrative en fin de formation pour que l’organisme de formation soit bien payé par l’OPCO.

Les étapes pour bénéficier d’une formation 100% financée

Pour accéder à la subrogation de paiement d’une action de formation professionnelle, il est important de suivre cette liste d’étapes. 

1. Identifier des besoins de formation : avant toute chose, l’entreprise souhaitant accéder à des financements de formation professionnelle doit identifier les besoins de ses salariés. Des moments d’échanges importants durant lesquels la structure choisit les programmes de formation appropriés aux besoins des salariés, via des offres de formations disponibles dans des organismes de formation certifiés. 
   
2. Faire une demande de prise en charge : après avoir sélectionné les formations adaptées à ses salariés dans des organismes de formation, l’entreprise doit soumettre une demande de prise en charge des formations à son OPCO. Toutes les entreprises sont affiliées à un OPCO en fonction de leurs conventions collectives (secteur d’activité).
   À noter : que la demande doit inclure les détails de la formation, les coûts ainsi que les bénéfices attendus pour le salarié.
   
3. Validation par l’OPCO : une fois la demande de l’entreprise reçue par l’OPCO, l’organisme examine la demande et vérifie si elle correspond aux critères d’éligibilités. Si c’est le cas, elle approuve la prise en charge. Cette validation peut inclure un accord de subrogation de paiement.
   
4. Réalisation de l’action de formation : la formation acceptée par l’OPCO est ensuite dispensée par l’organisme de formation aux salariés de l’entreprise concernée, conformément aux termes de l’accord signé.
   
5. Paiement par l’OPCO : en fin de formation, l’organisme de formation envoie la facture directement à l’OPCO auquel est affiliée l’entreprise. Après vérification que la formation a bien été effectuée, l’OPCO procède au paiement de l’organisme de formation.

Les conditions d’éligibilité à la subrogation de paiement OPCO

Pour bénéficier de la subrogation de paiement OPCO dans une demande d’action de formation professionnelle, l’entreprise doit remplir certains critères spécifiques. Cette dernière doit ainsi être affiliée à un OPCO en fonction de sa convention collective relative à son secteur d’activité. L’entreprise doit également choisir des formations éligibles aux financements proposés par l’OPCO. Pour ce faire, les formations choisies doivent être dispensées par un organisme de formation certifié Qualiopi.

La demande de financement de formation avec subrogation de paiement ne peut être validée que si l’entreprise fournit la totalité des documents nécessaires. Parmi ces documents, l’on retrouve le devis de formation, les plans de formation et les justificatifs de paiement. Enfin, il est impératif pour l’entreprise souhaitant permettre à ces salariés d’être formés, d’effectuer leurs demandes dans les délais fixés par l’OPCO.

Les avantages de la subrogation de paiement OPCO 

Pour les entreprises 

La subrogation de paiement OPCO offre plusieurs avantages pour les entreprises. En effet, ce dispositif permet aux entreprises de ne pas avancer les frais de formation. L’OPCO prend en charge le paiement direct à l’organisme de formation. De quoi permettre d’alléger la trésorerie de l’entreprise et sa gestion financière. 

Déléguer le paiement des organismes de formation aux OPCO, permet également aux entreprises de ne pas perdre de temps dans les différentes tâches administratives liées au suivi et au règlement des factures de formation. Les services RH et la comptabilité peuvent ainsi se concentrer sur d’autres missions inhérentes à leurs postes. 

Enfin, la subrogation de paiement OPCO permet aux entreprises d’offrir à leurs salariés des formations de qualité, tout en bénéficiant d’aide pour les financer. Un dispositif qui permet de faciliter la montée en compétences des salariés et la compétitivité de l’entreprise.

Pour les organismes de formation

La subrogation de paiement OPCO offre aussi des avantages aux organismes de formation certifiés. Ils sont déjà assurés de recevoir leur rémunération pour leurs activités de formateur, directement via l’OPCO. Un processus qui réduit les risques de non-paiement ou de retard de paiement. Une garantie qui leur permet ainsi de mieux planifier et gérer leurs ressources avec efficacité. 

Ce paiement rapide et fiable réalisé par les OPCO pour les actions de formation, permet aussi aux organismes de formation de mieux gérer leurs trésoreries. Ils peuvent ensuite plus facilement investir dans l’optimisation de leurs services et ouvrir de nouvelles thématiques de formation. 

Enfin, la subrogation de paiement OPCO renforce les relations entre les OPCO et les entreprises. De quoi ouvrir les opportunités de nouvelles collaborations et de relations professionnelles renforcées. Un phénomène qui contribue à la réputation et à la croissance des organismes de formation.

Pour les salariés 

Enfin, tout comme pour les entreprises et les organismes de formation, les salariés ont, eux aussi, toutes les raisons de souhaiter une subrogation de paiement dans leurs contrats d’action de formation. Cela leur permet, en effet, de bénéficier de formation qualifiante sans que leurs entreprises aient à avancer les frais. Cela peut donner envie aux entreprises d’investir davantage dans les formations de leurs employés. 

Ils bénéficient aussi d’une garantie de qualité dans les formations qu’ils effectuent. Les OPCO ne travaillent effectivement qu’avec des organismes de formation certifiés et reconnus. 

Enfin, en ayant accès à des formations de qualité et financées, les salariés peuvent développer de nouvelles compétences essentielles à leurs carrières professionnelles. Ce qui peut leur permettre de renforcer leur employabilité et d’ouvrir leurs perspectives d’évolution professionnelle. 

La subrogation de paiement OPCO est ainsi une belle opportunité autant pour les entreprises que pour les salariés ou les organismes de formation. En facilitant les financements directement par les OPCO, la subrogation de paiement participe également à un allègement des charges administratives et de gestion de trésorerie. De quoi donner envie à de plus en plus d’entreprises d’y avoir recours.

FAQ

Comment se faire payer par OPCO ?

Pour obtenir le remboursement des coûts de formation par un Opérateur de Compétences (OPCO), votre entreprise doit d’abord s’assurer qu’elle est affiliée à l’OPCO qui correspond à son secteur d’activité. Une fois les besoins de formation clairement identifiés, sélectionnez un organisme de formation certifiée Qualiopi pour vous assurer que la formation soit éligible au financement de l’OPCO. Avant le début de la formation, soumettez une demande de prise en charge à l’OPCO, incluant tous les détails nécessaires tels que le devis et le programme de formation. Si cette demande est acceptée, vous recevrez un accord de prise en charge précisant le montant financé par l’OPCO.

Assurez-vous que la formation se déroule conformément à cet accord et que toutes les conditions de présence et de validation sont respectées. À l’issue de la formation, transmettez à l’OPCO les justificatifs nécessaires, comme la facture finale et les feuilles de présence signées. Après vérification de ces documents, l’OPCO procédera au remboursement des coûts conformément aux termes de l’accord de prise en charge. Le remboursement peut être effectué soit directement à l’entreprise, soit à l’organisme de formation, selon les modalités prévues. Il est essentiel de maintenir une communication régulière avec votre OPCO pour s’assurer que le processus se déroule sans encombre et pour clarifier tout doute ou question.