La formation interne en entreprise : comment ça marche ?
Dans un monde économique où l’agilité fait toute la différence, la formation interne n’est plus un simple “plan B” – elle devient carrément stratégique pour le développement des compétences dans les petites structures. D’ailleurs, les chiffres parlent d’eux-mêmes : 75% des contenus de formation sont aujourd’hui fabriqués maison.
Mais soyons honnêtes, beaucoup de dirigeants se grattent la tête devant l’ampleur de la tâche. Qui mettre aux commandes de la création de ce projet ? Quelle approche pédagogique choisir ? Comment savoir si ça marche vraiment ? Comment financer sa formation avec son OPCO ? Pas de panique – voici votre guide pratique pour transformer vos experts en véritables passeurs de compétences.
Définition : c’est quoi au juste, une formation interne ?
En deux mots : des formations conçues et animées par votre entreprise pour vos propres équipes. Contrairement aux formations externes où l’on fait appel à des prestataires pour réaliser la formation, ici c’est vous qui mobilisez vos ressources internes pour faire grandir vos talents.
Attention, la formation interne est à distinguer de la formation intra qui est une formation organisée spécifiquement pour les salariés d’une même entreprise, généralement sur un même sujet et à une même date. Elle peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise ou à distance, et le programme est souvent adapté aux besoins spécifiques de l’organisation et de ses collaborateurs. Contrairement à la formation intra qui fait appel à un organisme de formation tiers, la formation interne est conçue en interne, comme son nom l’indique !
Le cadre de la formation interne – parce qu’il y en a un !
Juridiquement, ces formations s’inscrivent dans votre plan de formation. L’article L6321-1 du Code du travail est clair là-dessus : vous devez assurer l’adaptation de vos salariés à leur poste de travail et maintenir leur employabilité.
Pour être reconnue (et potentiellement financée), votre formation interne doit avoir des objectifs précis, un programme de formation structuré et une évaluation de la formation sur les acquis. Sans ça, difficile de convaincre votre OPCO de mettre la main à la poche pour l’aide au financement de votre création pédagogique !
Les différents types de formation
Selon vos besoins, la formation interne peut prendre plusieurs formes :
- Le traditionnel parcours de formation en présentiel : un de vos experts partage son savoir lors de sessions dédiées
- L’AFEST (Action de Formation En Situation de Travail) : on apprend directement sur le lieu de travail
- La formation en ligne ou formation à distance : des modules pour plus de souplesse
- Le tutorat : un accompagnement personnalisé par un collaborateur expérimenté
- Le blended learning : un peu de tout ça à la fois !
Notre conseil pour les petites structures ? Commencez simple : du tutorat ou de courtes sessions dispensées en présentiel avant de vous lancer dans des dispositifs de formation plus complexes mixant les avantage de chaque type de formation.
Les avantages de la formation interne – avec ses inconvénients
Tout n’est pas rose au pays de la formation interne. Il y a des avantages mais aussi des inconvénients. Voici le vrai du faux.
Côté financière et logistique – attention aux pièges
Pour une petite structure aux moyens limités, la formation interne fait des merveilles côté portefeuille : la réduction des coûts est notable avec la fin des frais de déplacement, d’hébergement ou de resto. La gestion logistique devient un jeu d’enfant puisque tout se passe chez vous.
Mais ne vous y trompez pas ! Cette économie apparente cache un “coût d’opportunité” non négligeable : pendant que vos experts forment, ils ne font pas leur travail habituel. Sans parler des difficultés pratiques : manque d’espace adapté, matériel pédagogique insuffisant, ou les fameuses interruptions (“Désolé pour la coupure, mais on a une urgence client…”). Il vaut parfois mieux opter pour une formation en intra qu’un prestataire organise pour un groupe de salariés.
Culture d’entreprise renforcée – avec ses risques
La formation interne soude vos équipes, c’est indéniable. En valorisant l’expertise de vos collaborateurs et en facilitant le partage des connaissances, vous créez une dynamique positive. Un chiffre qui fait réfléchir : un onboarding bien ficelé peut renforcer la fidélité des employés de 82% et leur productivité de 70%.
Le revers de la médaille ? Le fameux entre-soi et le risque de perpétuer des pratiques qui ne sont pas forcément optimales en termes de qualité de formation.. Et puis, soyons francs, un expert métier brillant peut être un formateur interne catastrophique !
Contenu sur mesure – dans la limite des compétences disponibles
L’avantage majeur, c’est de pouvoir adapter le contenu aux spécificités de votre activité et à vos méthodes de travail. Mais cette personnalisation se heurte vite aux limites des compétences internes. Pour les domaines émergents ou très pointus, le choix d’un prestataire extérieur devient incontournable.
N’oublions pas que la conception pédagogique est un métier à part entière. Un peu d’aide de professionnels spécialistes de la pédagogie peut transformer votre dispositif du tout au tout.
La mise en œuvre concrète : 5 étapes clés pour déployer votre formation interne
Étape 1 – Cerner les besoins réels
Première étape essentielle : analyser précisément les besoins en compétences. Les entretiens professionnels sont parfaits pour ça. L’observation sur le terrain révèle souvent des difficultés que personne n’évoque spontanément.
Impliquez vos responsables dans cette phase et gardez un œil sur les projets futurs pour anticiper les compétences dont vous aurez besoin demain.
Étape 2 – Dénicher et préparer vos pépites
La sélection des formateurs internes, c’est LA clé. Cherchez des personnes qui savent communiquer, qui sont reconnues par leurs pairs et surtout, qui ont envie de partager.
Ces formateurs auront besoin d’être épaulés – idéalement via une “formation de formateur“. Et n’oubliez pas de valoriser leur investissement, sinon bonjour la démotivation après quelques sessions !
Étape 3 – Bâtir un programme de formation interne qui tient la route
Définissez clairement vos objectifs, le contenu détaillé et les méthodes adaptées. Pour une TPE/PME, privilégiez des formats courts et concrets : modules de 2-3 heures, ateliers pratiques, formations en situation réelle.
Le secret ? Alterner théorie et pratique, avec un maximum de mises en situation directement liées au quotidien de vos équipes.
Étape 4 – Organiser la logistique sans accroc
La planification des sessions doit tenir compte de la charge de travail et des contraintes opérationnelles. Si possible, trouvez un lieu différent de l’environnement habituel – difficile de se concentrer quand le téléphone n’arrête pas de sonner !
Au delà de la planification, communiquez clairement en amont sur les objectifs et les bénéfices attendus. Rien de pire qu’un participant qui arrive en se demandant pourquoi il est là…
Étape 5 – Évaluer pour s’améliorer
L’évaluation de la formation permet de mesurer le retour sur investissement et d’améliorer continuellement votre dispositif. Mesurez la satisfaction des participants, l’acquisition des compétences, le transfert en situation de travail et l’impact sur l’entreprise.
Partagez les résultats via un outil de suivi partagé avec toutes les parties prenantes – rien de tel pour valoriser les progrès et identifier les points d’amélioration.
Interne ou externe : comment faire le meilleur choix ?
Ces deux approches se complètent et doivent être utilisées stratégiquement selon vos besoins spécifiques.
Les critères de décision pour une petite structure
Plusieurs facteurs entrent en jeu pour faire le bon choix. La nature des compétences joue beaucoup – les savoir-faire propres à votre métier se prêtent généralement bien à la formation interne, tandis que les compétences génériques ou très pointues peuvent nécessiter une expertise externe comme Matchers.
L’expertise disponible en terme de compétences métier mais aussi de pédagogie est évidemment déterminante : avez-vous des collaborateurs qui maîtrisent vraiment le sujet et qui ont la fibre pédagogique ? Les contraintes de temps de travail pèsent lourd dans la balance, la formation interne demandant un investissement conséquent en préparation. Sans oublier la culture de votre entreprise – certaines équipes sont plus réceptives à l’apprentissage par les pairs que d’autres.
Quand former en interne s’impose
La formation interne est imbattable pour transmettre les savoir-faire spécifiques à votre entreprise, ces petits trucs qui font toute la différence mais qu’aucune formation standard n’abordera jamais. Elle excelle lors de l’intégration des nouveaux entrants, permettant une immersion rapide dans votre environnement et aidant à renforcer l’engagement au sein de votre structure.
Pour des formations récurrentes destinées à plusieurs collaborateurs, l’approche interne s’avère souvent plus économique sur la durée, l’investissement initial étant amorti sur plusieurs sessions. Elle offre aussi une réactivité incomparable face à un besoin urgent – pas besoin d’attendre le prochain créneau disponible chez un organisme de formation externe !
L’approche mixte, souvent idéale
Dans bien des cas, mixer les deux approches donne les meilleurs résultats. Former d’abord vos formateurs internes via une formation externe leur apporte des compétences pédagogiques tout en les nourrissant d’expertise pointue.
Alterner modules externes pour les fondamentaux théoriques et sessions internes pour l’adaptation à votre contexte spécifique garantit solidité des connaissances et mise en œuvre concrète. Un peu d’accompagnement professionnel pour structurer votre démarche interne (conception pédagogique, supports, évaluation) peut faire toute la différence.
La clé ? Une approche pragmatique où chaque modalité est choisie pour ses forces, dans une logique de complémentarité.
Financement de la formation interne et obligations : le B.A.-BA pour un dirigeant
Budget et financement – des opportunités à saisir
Rappel utile : votre entreprise verse une contribution obligatoire à la formation professionnelle en France – 0,55% de la masse salariale pour les entreprises de moins de 11 salariés, et 1% au-delà.
Bonne nouvelle pour les TPE/PME de moins de 50 salariés : votre OPCO peut financer les coûts pédagogiques, les salaires des formateurs internes et parfois même ceux du salarié en formation.
Plusieurs postes sont éligibles à ce service : rémunération du formateur, frais pédagogiques, frais annexes et parfois salaires des apprenants. Un conseil qui vaut de l’or : planifiez vos actions de formation bien en amont pour soumettre à temps vos demandes de financement.
Le juridique et l’administratif – indispensables mais pas insurmontables
Pour être reconnue officiellement, votre formation doit être formalisée via plusieurs documents : programme détaillé, support de formation, feuilles d’émargement et évaluations formalisées.
L’AFEST, particulièrement adaptée aux petites structures, nécessite une ingénierie spécifique et un suivi rigoureux pour être éligible aux financements.
N’oubliez pas l’essentiel : il existe un droit à la formation pour vos salariés , c’est une obligation légale pour l’employeur pour assurer l’employabilité des salariés sur le marché de l’emploi. Ce n’est pas une option ! La formation interne, bien structurée, vous permet d’y répondre tout en développant les compétences stratégiques dont votre entreprise a besoin.
En conclusion
La formation interne constitue un levier puissant pour les TPE/PME. Elle offre de nombreux avantages : contenu personnalisé, renforcement de la culture d’entreprise, maîtrise des coûts et souplesse d’organisation. Les chiffres sont éloquents : 75% des contenus de formation sont aujourd’hui produits au sein des entreprises.
Sa réussite exige cependant une approche méthodique, de l’identification des besoins à l’évaluation de la formation. Souvent, la solution gagnante consiste à mixer judicieusement formation interne et externe, en tirant parti des forces de chacune selon les besoins identifiés.
En investissant dans la formation interne, vous ne développez pas seulement les compétences techniques – vous bâtissez une véritable organisation apprenante, capable de s’adapter aux évolutions du marché du travail et de transformer les enjeux en opportunités de croissance.
