Comment faire un plan de formation en 5 étapes ?

Tout fraîchement devenu chargé des ressources humaines ou simplement à la recherche d’un modèle de plan de formation sympa après des années dans la profession ? Vous êtes au bon endroit ! 

Pourquoi établir un plan de formation ?

Si Mathieu, votre chargé de communication, veut se former à la bachata, ce n’est évidemment pas le sujet. 😉 Nous parlerons ici de formations professionnelles qui peuvent avoir différents objectifs :

⫸ Adapter un salarié à un nouveau poste de travail
Le business developer de votre entreprise devient responsable commercial et son nouveau poste est composé d’une partie managériale importante.

⫸ Accompagner un collaborateur dans l’évolution de son emploi
Le responsable marketing de votre entreprise souhaite se former à la nouvelle version de Google Analytics.

⫸ Développer les compétences de votre équipe
Votre entreprise développe son activité à l’international mais le service client n’est pas à l’aise avec l’anglais professionnel.

⫸ Maximiser les performances d’un pôle
Votre site attire très peu de visiteurs. Vous pouvez alors former une personne de votre équipe à l’acquisition digitale pour lui permettre de mettre de nouvelles choses en place.

Récoltez les besoins en formation de votre équipe

La récolte des besoins en formation des salariés se fait généralement au moment des entretiens annuels d’évaluation. Les salariés eux-même sont les mieux placés pour identifier les difficultés qu’ils rencontrent au quotidien et les formations qui leur permettraient de gagner en efficacité dans leurs missions. Il est donc essentiel d’interroger votre équipe pour que chaque salarié puisse s’exprimer sur ses besoins en formation. Vous pouvez consigner ces informations dans un fichier excel.

Exemples de besoins de formation énoncés par l’équipe :

SalariéThématique
Claire
Émilie
Vente / Améliorer le discours et le process commercial
LéandreLinkedIn / Faire rayonner l’entreprise grâce à Linkedin
Emma
Edgard
Management / Améliorer la communication et la cohésion de l’équipe pour la rendre plus performante

Trois actions vous permettront de déterminer les besoins de formation de votre entreprise ou de votre équipe :

  • Demander l’avis des managers et des membres de l’équipe.
  • Évaluer les performances des membres de l’équipe grâce à des KPI.
  • Préparer des enquêtes pour connaître les compétences que les membres de l’équipe souhaitent améliorer.

Attention ⚠️ La compétence est quelquefois présente en interne. Si l’un des salariés demande une formation sur hubspot alors que votre responsable marketing maîtrise très bien cet outil, il serait dommage de programmer une formation pour ce besoin alors qu’il peut être géré en interne.

Deux conseils pour récolter les besoins :

👉 Bien expliquer à l’équipe l’enjeu d’identifier leurs besoins en formation. Vous pouvez par exemple le formuler comme ceci : “d’après les enjeux de votre poste sur les mois à venir, quelles sont les compétences dont vous avez besoin pour mener à bien vos missions ?”

👉 Ensuite, d’après les besoins énoncés, demandez : Connaissez-vous une personne dans l’entreprise qui possède cette compétence ? Cette question vous permettra d’organiser la transmission de compétences en interne si cela est possible.

💡 Est-ce qu’avant vous, une personne de l’entreprise avait déjà récolté les besoins en formation ? Si ce n’est pas la première fois, pensez à remettre la main sur le fichier pour voir si des besoins en formation ne sont pas en attente depuis plusieurs années pour certains salariés.

Arbitrer les besoins pour faire correspondre les formations aux enjeux de l’entreprise

Un plan de formation ne peut pas être établi sans prendre en considération les objectifs de l’entreprise. Pour élaborer un plan de formation pertinent et efficace, vous devez comprendre l’environnement et les orientations stratégiques de votre entreprise.

Plusieurs questions peuvent être posées dans ce cadre :

  1. Quelles sont les évolutions techniques importantes de mon secteur ?
  2. Quel est le développement commercial envisagé par mon entreprise ?
  3. Quels nouveaux secteurs doivent être privilégiés ou ciblés ?

En plus 👉 d’imposer certaines formations, cette réflexion stratégique vous permettra également de 👉 prioriser les différents besoins de formation recensés dans l’équipe. Pour ce faire, listez les objectifs de l’entreprise sur l’année à venir et les compétences qui manquent à votre équipe pour les atteindre.

Les objectifs pédagogiques énoncés dans le plan de formation doivent servir les objectifs de l’entreprise. La montée en compétences des collaborateurs doit être vue comme un moyen de faire avancer les projets de l’entreprise et non comme une fin.

Par exemple, si votre entreprise se prépare à une expansion internationale, les formations axées sur la gestion interculturelle ou les compétences linguistiques pourraient être prioritaires.

En revanche, si l’acquisition de nouveaux clients est la clé de votre réussite, les formations liées au parcours de vente et au discours commercial pourraient être privilégiées.

👉 En comprenant les enjeux spécifiques de votre entreprise et en alignant les formations sur ces enjeux, vous maximisez l’impact de votre plan de formation.

Ajout des besoins en formation d’après les enjeux de l’entreprise + Indicateur d’importance :

SalariéThématiqueEnjeu pour l’entreprise
Claire
Émilie
Vente / Améliorer le discours et le process commercialFort
Léandre
Linkedin / Faire rayonner l’entreprise grâce à LinkedinFaible
Emma
Edgard
Management / Améliorer la communication et la cohésion de l’équipe pour la rendre plus performanteFort
Émilie
Maxime
Stéphane
Pierre
Anglais professionnel / Gérer les demandes des clients anglophonesFaible

☝️ Bien entendu, les formations obligatoires, de type sécurité, doivent impérativement figurer au programme.

Obligations en matière de formation, que dit la loi ?

De manière générale, pour tous les emplois dans un environnement “de bureau” et donc sans manipulations d’engins spécifiques ou exposition à des risques particuliers, le code du travail ne prévoit pas de formation obligatoire*.

*La convention collective de l’entreprise ou un accord collectif de branches peut prévoir des formations obligatoires mais ce n’est pas le cas dans la majorité des cas.

Tout salarié doit être formé à minima une fois en 6 ans

Depuis 2014, il est obligatoire de former chaque salarié, sans exception. Toutes les entreprises et tous les salariés, quel que soit le type de contrat ou le niveau de qualification.

Pourquoi tous les 6 ans ?

Tous les 2 ans le salarié doit échanger avec son manager au sujet de ses perspectives d’évolution. Au bout de 6 ans, cet entretien doit faire l’objet d’un état des lieux récapitulatif. Lors de cet échange, une vérification conjointe, employeur et salarié, doit être faite concernant l’obligation de bénéficier de formation. Une action de formation tous les 6 ans, est un minimum et non une indication.

Déterminer les objectifs d’apprentissage

Comme pour un projet, vous devrez définir des objectifs pour votre plan de formation. Pour cela, réfléchissez aux objectifs pédagogiques que doivent remplir les formations.

Vous n’êtes pas un spécialiste dans le domaine ?
👉 Appuyez-vous sur l’équipe ! Les managers sont notamment là pour vous donner les clés et vous donner de la matière.

Au mieux vous arriverez à définir les objectifs d’apprentissage, au plus il vous sera facile de trouver LA formation idéale pour permettre à l’équipe de monter en compétences.

Exemple :

Le responsable communication doit approfondir son expertise en référencement web afin de piloter la stratégie digitale de l’entreprise sur l’année à venir. Le référencement web est aussi appelé “SEO”, si vous ne creusez pas le besoin, vous passerez sûrement à côté de ce vocabulaire.

Pour aller encore plus loin, il ne faut pas simplement s’en tenir à la thématique. Il faut affiner le besoin en déterminant le niveau et les spécificités que la formation doit avoir pour permettre une réelle montée en compétences.

Voici plusieurs exemples d’objectifs pédagogiques pour votre plan de formation :

ThématiqueObjectifs d’apprentissage
Linkedin– Comprendre l’algorithme pour créer et publier un contenu attrayant et pertinent pour l’audience cible de l’entreprise, en mettant l’accent sur la valeur ajoutée et l’engagement.

– Être en mesure de mettre en place une stratégie adaptée aux enjeux de l’entreprise (notoriété, influence, acquisition, marque employeur)
Management– Apprendre à communiquer efficacement avec les équipes, à écouter activement, à donner des feedbacks constructifs et à résoudre les conflits.

– Comprendre comment motiver et inspirer les membres de l’équipe, développer un leadership adaptatif et favoriser un environnement de travail positif.

– Prioriser les tâches dans des situations de stress et d’urgence, à gérer efficacement le temps et à optimiser la productivité individuelle et collective.
Anglais professionnel– Développer sa capacité à communiquer de manière claire et professionnelle en anglais et sa compréhension orale et écrite.

– Améliorer la capacité à rédiger des réponses efficaces par e-mail, chat ou téléphone, ainsi qu’à conduire des conversations téléphoniques professionnelles en anglais.

– Comprendre les nuances culturelles dans la communication d’entreprise et apprendre à s’adapter aux attentes des clients internationaux.

Ces objectifs se construisent avec les équipes. N’ayez pas peur de les solliciter. Votre méthodologie, couplée avec leur savoir, permettra d’affiner les besoins en formation.

Évaluer les coûts et les financements disponibles

La loi du 5 septembre 2018 impose aux entreprises de contribuer au financement de la formation professionnelle et de l’apprentissage, par une contribution financière unique, calculée sur leur masse salariale. Depuis 2022, cette contribution est versée à l’URSSAF.

En savoir + sur le fonctionnement de la formation professionnelle.

Les fonds ainsi mutualisés permettent la prise en charge des coûts de formation des salariés des TPE. Ce financement est totalement différent et indépendant des financements liés à l’alternance.

En 2023, les entreprises de la branche [des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils – IDCC 1486] pouvaient bénéficier de 9 800€ à 14 700€ (selon l’effectif) pour financer des formations à leurs salariés, alternants ou fondateurs.

Grâce à ces fonds mutualisés, plusieurs dispositifs de financement existent, dont le Plan de Développement des Compétences. Le montant de la prise en charge dépend de votre convention collective et permet souvent une prise en charge totale de votre action de formation !

Comment minimiser les coûts de ma formation ?

  • Mettre en place des formations en interne.
  • Opter pour des formations en distanciel si la thématique de la formation le permet.
  • Débloquer un budget issu des fonds mutualisés au titre du plan de développement des compétences.
  • Identifier tous les financements disponibles avec l’aide d’un expert en financement de formations.

Notre équipe, experte en financements et formation, vous explique comment fonctionne la formation professionnelle et qui sont les acteurs qui contribuent à son évolution. Convaincus que la montée en compétences peut réellement transformer une entreprise, nous donnons également la parole à nos experts sur leurs sujets d'expertise.