Embauche du premier salarié : les étapes à suivre pour ne rater aucune démarche

Pour beaucoup de dirigeants, embaucher le 1er salarié est un cap symbolique. C’est la preuve que l’activité tient, qu’elle grandit, qu’elle a besoin de bras supplémentaires pour avancer. C’est aussi, très concrètement, le moment où l’on devient employeur. Et ce statut s’accompagne d’obligations légales, administratives et sociales pour lesquelles on doute toujours.

Le problème n’est pas la mauvaise volonté. C’est l’ignorance des règles, la dispersion des informations, et la peur de mal faire qui pousse certains dirigeants à retarder l’embauche alors que leur activité en a besoin. D’autres, à l’inverse, se lancent sans vérifier toutes les cases, et découvrent après coup qu’ils ont oublié une démarche clé.

Cet article est un guide pratique, conçu pour les dirigeants qui endossent seuls la casquette RH au moment de leur 1er recrutement. Les étapes sont présentées dans l’ordre chronologique, de la décision d’embauche jusqu’à l’intégration du collaborateur.

Étape 1 – Définir précisément le besoin avant de chercher

C’est l’étape que l’on saute le plus souvent, pressé par l’urgence opérationnelle. Et c’est pourtant celle qui conditionne toutes les suivantes.

Avant de rédiger une annonce ou de contacter un cabinet de recrutement, 3 questions méritent une réponse claire.

Quel est le périmètre réel du poste ? Pas un intitulé vague, mais une liste concrète de missions, de responsabilités, et de livrables attendus. Cette clarté protège le dirigeant autant que le futur salarié.

CDI ou CDD ? Le CDI est la forme normale du contrat de travail. Le CDD ne peut être conclu que pour des raisons précises et encadrées par la loi : remplacement d’un salarié absent, accroissement temporaire d’activité, emploi saisonnier. Hors de ces cas, le CDD peut être requalifié en CDI par les prud’hommes. Si le besoin est structurel, le CDI est la bonne réponse.

Temps plein ou temps partiel ? Un temps partiel doit être formalisé dans le contrat, avec des horaires précis. En dessous de 24 heures hebdomadaires, des règles spécifiques s’appliquent.

Étape 2 – Identifier la convention collective applicable

C’est le point que beaucoup de dirigeants découvrent trop tard. Chaque entreprise est rattachée à une convention collective, déterminée par son code NAF (attribué par l’INSEE lors de la création). Cette convention collective complète le Code du travail et peut prévoir des obligations supplémentaires en matière de salaire minimum, de durée du travail, de préavis, de congés, ou de classification des postes.

Avant de rédiger le moindre contrat, le dirigeant doit connaître sa convention collective. Elle est accessible sur le site Légifrance via le code IDCC de l’entreprise, ou auprès de l’OPCO dont relève le secteur.

Pourquoi c’est critique : un contrat qui ne respecte pas les minima conventionnels (salaire, classification, avantages) expose l’employeur à des rappels de salaire, voire à des contentieux prud’homaux. Et “je ne savais pas” n’est pas une défense recevable.

Étape 3 – Rédiger le contrat de travail

Le contrat de travail est le socle juridique de la relation employeur-salarié. Pour un CDI, il n’est pas obligatoire d’avoir un écrit (contrairement au CDD), mais il est fortement recommandé. En pratique, tout contrat doit être rédigé et signé.

Le contrat doit mentionner au minimum :

• L’identité des deux parties (employeur et salarié)
• L’intitulé du poste et la description des missions
• La date de prise de poste
• La durée de la période d’essai (encadrée par la loi et parfois par la convention collective)
• La rémunération (fixe, variable, avantages en nature éventuels), qui doit être au moins égale au SMIC et au minimum conventionnel
• La durée du travail (35h, forfait jours, temps partiel…)
• Le lieu de travail et une éventuelle clause de mobilité
• La convention collective applicable

Attention : certaines clauses (non-concurrence, exclusivité) nécessitent des contreparties financières spécifiques pour être valides. Une clause mal rédigée peut être déclarée nulle par le juge.

Étape 4 – Effectuer la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche)

C’est la démarche la plus urgente, et celle dont l’oubli est le plus lourd de conséquences. La DPAE doit être transmise à l’URSSAF avant la prise de poste effective du salarié, et au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche.

Elle se réalise en ligne sur net-entreprises.fr ou directement sur urssaf.fr et déclenche automatiquement plusieurs formalités en une seule démarche :

• L’immatriculation de l’employeur à l’URSSAF (si c’est le premier salarié)
• L’affiliation de l’employeur à l’assurance chômage (France Travail)
• L’immatriculation du salarié à la CPAM s’il n’est pas encore immatriculé
• L’adhésion au service de santé au travail
• La demande de visite médicale d’embauche

Ne pas effectuer la DPAE expose à une qualification de travail dissimulé, passible de sanctions pénales et administratives. C’est une obligation sans exception, quel que soit le type de contrat ou la durée de l’emploi.

Étape 5 – Affilier le salarié à la mutuelle et à la retraite complémentaire

Depuis 2016, tout employeur du secteur privé a l’obligation de proposer une complémentaire santé collective (mutuelle d’entreprise) à ses salariés.

Le contrat doit respecter des garanties minimales définies par la loi (panier de soins minimum), et l’employeur prend en charge au moins 50 % de la cotisation.

En parallèle, l’employeur doit affilier son salarié à un organisme de retraite complémentaire (Agirc-Arrco pour les non-cadres et les cadres). Cette affiliation est obligatoire et distincte de la retraite de base gérée par l’URSSAF.

Ces deux affiliations doivent être effectuées dès le premier jour de contrat.

Étape 6 – Organiser la visite médicale d’embauche

Tout salarié doit bénéficier d’une visite médicale auprès du service de santé au travail avant sa prise de poste, ou au plus tard dans les 3 mois suivant l’embauche.

La nature de cette visite dépend du poste :

• Visite d’information et de prévention (VIP) pour la majorité des postes
• Examen médical d’aptitude pour les postes à risques particuliers (travail en hauteur, conduite de chariots, exposition à des agents chimiques…)

L’employeur doit adhérer à un service de santé au travail (démarche déclenchée automatiquement par la DPAE) et organiser cette visite. Ne pas l’avoir effectuée constitue un manquement à l’obligation de sécurité de l’employeur.

Étape 7 – Ouvrir le registre unique du personnel

Dès le premier salarié, l’employeur doit tenir un registre unique du personnel.

Ce document recense, dans l’ordre chronologique, tous les salariés ayant travaillé dans l’entreprise.

Il doit contenir pour chaque salarié :

• Nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité
• Numéro de sécurité sociale
• Poste occupé, classification, type de contrat
• Date d’entrée et de sortie

Ce registre peut être tenu sur support papier ou numérique. Il doit être conservé pendant 5 ans après le départ du salarié concerné et être présentable à l’inspection du travail en cas de contrôle.

Étape 8 – Mettre en place les affichages obligatoires

Dès l’embauche du premier salarié, certaines informations doivent être affichées dans les locaux de l’entreprise.

Les affichages obligatoires comprennent notamment :

• Les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail
• Les consignes de sécurité et les numéros d’urgence
• La convention collective applicable (ou indication de l’endroit où la consulter)
• Les périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs
• Les textes relatifs à l’égalité professionnelle et à la non-discrimination
• Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), obligatoire dès le premier salarié

Le règlement intérieur, lui, n’est obligatoire qu’à partir de 50 salariés. En dessous, il reste facultatif mais peut être utile pour formaliser les règles de fonctionnement interne.

Étape 9 – Mettre en place la paie

Établir un bulletin de paie conforme chaque mois est une obligation légale. Ce bulletin doit mentionner un certain nombre d’informations obligatoires : salaire brut, détail des cotisations patronales et salariales, salaire net, net social, congés acquis et pris.

3 options s’offrent au dirigeant qui embauche son premier salarié :

Déléguer à un expert-comptable. C’est la solution la plus répandue dans les TPE. L’expert-comptable établit les bulletins, effectue les déclarations sociales (DSN mensuelle), et sécurise la conformité.

Utiliser un logiciel de paie. Des solutions comme PayFit, Silae, ou Sage Paie permettent de gérer la paie en autonomie avec un niveau de sécurité élevé et une mise à jour automatique des taux de cotisation.

Utiliser le Titre Emploi Service Entreprise (TESE). Pour les entreprises de moins de 20 salariés, l’URSSAF propose ce service gratuit qui simplifie l’ensemble des formalités liées à l’embauche et à la paie.

Étape 10 – Préparer l’intégration

La dernière étape est aussi celle que les dirigeants sous-estiment le plus. Embaucher, c’est bien. Intégrer, c’est ce qui fait que l’embauche réussit.

Une intégration réussie ne demande pas des semaines de préparation. Elle demande quelques fondamentaux :

• Un poste de travail prêt le jour J (matériel, accès informatiques, outils)
• Un premier jour structuré : présentation de l’équipe, visite des locaux, remise des documents obligatoires (contrat signé, copie de la DPAE, livret d’accueil si existant)
• Des objectifs clairs pour la période d’essai : que doit avoir appris et produit le salarié au bout de 30, 60, 90 jours ?
• Des points réguliers pendant la période d’essai : la période d’essai n’est pas une période de silence. C’est le moment où la relation se construit, où les ajustements se font, où la confiance s’installe.

Un salarié bien intégré est un salarié qui reste. Et le coût d’un départ en période d’essai, en temps perdu et en recrutement à refaire, est souvent sous-estimé.