Créer une charte IA pour son organisme de formation : quelles règles mettre en place ?

L’intelligence artificielle est déjà utilisée dans de nombreux organismes de formation. Les formateurs s’en servent pour créer des supports, préparer des activités ou reformuler des contenus. Les équipes administratives peuvent également l’utiliser pour synthétiser des documents ou gagner du temps sur certaines tâches.

Mais lorsque chacun utilise l’IA avec ses propres outils et ses propres pratiques, l’organisme peut rapidement perdre en visibilité et en maîtrise.

Quelles données sont saisies dans les outils ? Les contenus générés sont-ils vérifiés ? Les formateurs savent-ils ce qu’ils ont le droit de faire ? Les outils utilisés sont-ils adaptés aux exigences de confidentialité de l’organisme ?

Pour répondre à ces questions, la mise en place d’une charte IA peut constituer une première étape essentielle.

Qu’est-ce qu’une charte IA ?

Une charte IA est un document interne qui définit les règles d’utilisation de l’intelligence artificielle au sein d’une organisation.

Elle permet notamment de préciser :

• les outils autorisés ;
• les usages encouragés ;
• les pratiques interdites ;
• les données qui ne doivent pas être communiquées à une IA ;
• les règles de vérification des contenus ;
• les responsabilités de chacun ;
• les modalités d’accompagnement des équipes.

La charte ne doit pas être conçue comme un document destiné à empêcher les collaborateurs d’utiliser l’IA. Son objectif est plutôt de permettre un usage plus clair, plus responsable et plus cohérent.

Elle peut également rassurer les équipes en répondant aux questions qu’elles se posent sur la confidentialité, la qualité des contenus ou l’évolution du métier de formateur.

Pourquoi mettre en place une charte IA dans un organisme de formation ?

Encadrer des usages qui existent déjà

Dans de nombreux organismes, l’IA est parfois utilisée de manière informelle. Un formateur peut utiliser un outil pour préparer un exercice, tandis qu’un autre s’en sert pour reformuler un support ou créer un quiz.

Ces usages peuvent être pertinents, mais ils restent difficiles à suivre lorsqu’ils ne sont pas partagés avec l’équipe.

Une charte permet de passer d’une utilisation individuelle et parfois improvisée à un cadre commun.

Protéger les données de l’organisme et des apprenants

Les équipes de formation manipulent régulièrement des informations sensibles :

• données personnelles des apprenants ;
• copies et travaux réalisés pendant les formations ;
• informations sur les entreprises clientes ;
• documents internes ;
• évaluations ;
• informations liées aux situations professionnelles des participants.

Une charte doit rappeler les précautions à prendre avant de transmettre un contenu à un outil d’IA. Les collaborateurs doivent notamment savoir quelles informations doivent être anonymisées, supprimées ou remplacées par des exemples fictifs.

Préserver la qualité pédagogique

Une réponse générée par une intelligence artificielle peut sembler pertinente tout en comportant des erreurs, des oublis ou des approximations.

La charte doit donc rappeler que l’IA ne remplace pas la validation du formateur. Tout contenu généré doit être relu, vérifié et adapté au public concerné.

Cette règle est particulièrement importante pour :

• les informations réglementaires ;
• les contenus techniques ;
• les supports liés à la sécurité ;
• les évaluations ;
• les études de cas ;
• les contenus destinés à être remis directement aux apprenants.

Accompagner les formateurs plutôt que les contrôler

Une charte claire peut également faciliter l’adoption de l’IA. Elle donne aux formateurs des repères pour expérimenter sans avoir le sentiment de prendre des risques.

Elle permet de répondre à des questions très concrètes :

• Quels outils puis-je utiliser ?
• Puis-je copier un document dans un outil d’IA ?
• Dois-je signaler l’utilisation de l’IA ?
• Qui vérifie les contenus produits ?
• Que faire si la réponse de l’outil est incorrecte ?
• Puis-je utiliser l’IA pour analyser une production d’apprenant ?

Les éléments à intégrer dans une charte IA

1. Le périmètre de la charte

La première partie doit préciser les personnes et les activités concernées.

La charte peut s’appliquer :

• aux formateurs salariés ;
• aux formateurs indépendants ;
• aux équipes pédagogiques ;
• aux équipes administratives ;
• aux fonctions commerciales ;
• aux prestataires intervenant pour l’organisme ;
• aux personnes utilisant les outils de l’organisme.

Il est également utile de préciser les types d’outils concernés :

• assistants conversationnels ;
• outils de génération de textes ;
• outils de création d’images ;
• outils de transcription ;
• outils de traduction ;
• outils d’analyse ou de synthèse ;
• fonctionnalités d’IA intégrées aux logiciels déjà utilisés.

2. Les usages autorisés

La charte peut donner des exemples d’usages encouragés, notamment :

• préparer une première structure de support ;
• reformuler un contenu pour le rendre plus accessible ;
• générer des idées d’activités ;
• créer des variantes d’un exercice ;
• produire une première version d’un quiz ;
• synthétiser un document non confidentiel ;
• adapter un contenu à différents niveaux ;
• préparer des exemples ou des mises en situation ;
• améliorer la clarté d’un texte.

Ces exemples permettent aux équipes de mieux comprendre ce que l’organisme souhaite encourager.

Il est préférable de présenter les usages par niveau de risque. La création d’idées ou la reformulation d’un contenu générique ne présentent pas les mêmes enjeux que l’analyse d’une production d’apprenant.

3. Les usages interdits ou soumis à validation

Certaines pratiques peuvent être interdites ou nécessiter une validation préalable.

La charte peut notamment encadrer :

• la saisie de données personnelles ;
• l’utilisation de données confidentielles ;
• l’analyse automatisée des travaux d’un apprenant ;
• la génération de résultats ou de décisions sans validation humaine ;
• la transmission de documents appartenant à un client ;
• la création de contenus présentés comme entièrement produits par un formateur ;
• l’utilisation d’outils non validés par l’organisme.

L’objectif n’est pas nécessairement d’interdire tous les usages sensibles. Dans certains cas, il peut être plus pertinent de prévoir une procédure de validation, une anonymisation ou l’utilisation d’un outil spécifique.

4. Les outils autorisés

Une charte utile doit indiquer comment sont sélectionnés les outils d’IA utilisés par l’organisme.

Les critères peuvent inclure :

• la protection des données ;
• les conditions d’utilisation ;
• les fonctionnalités disponibles ;
• la sécurité des comptes ;
• la possibilité de gérer les accès ;
• l’intégration avec les outils existants ;
• la facilité de prise en main ;
• le coût ;
• la qualité des résultats.

L’organisme peut également tenir à jour une liste d’outils recommandés, d’outils soumis à validation et d’outils déconseillés.

Cette liste doit pouvoir évoluer. Les outils et leurs conditions d’utilisation changent régulièrement. Une charte doit donc être révisée périodiquement.

5. La vérification humaine des résultats

C’est l’un des principes les plus importants à inscrire dans la charte :

Tout contenu généré ou modifié par une intelligence artificielle doit être vérifié par une personne compétente avant d’être utilisé ou transmis.

Cette vérification doit porter sur :

• l’exactitude des informations ;
• la cohérence avec les objectifs pédagogiques ;
• l’adaptation au public ;
• la clarté du contenu ;
• l’absence de biais ou de formulation inappropriée ;
• la conformité avec les règles internes ;
• la présence éventuelle de contenus protégés.

Le formateur reste responsable du contenu utilisé pendant la formation, même si une partie de sa préparation a été réalisée avec l’aide d’une IA.

6. La confidentialité et les données personnelles

La charte doit donner des consignes simples et opérationnelles.

Par exemple :

• ne jamais saisir de mot de passe ou d’identifiant ;
• ne pas transmettre de données permettant d’identifier un apprenant ;
• anonymiser les documents avant de les utiliser ;
• ne pas copier de documents confidentiels sans validation ;
• utiliser uniquement les comptes et outils autorisés ;
• vérifier les conditions de traitement des données ;
• supprimer les informations inutiles avant toute utilisation.

Les règles doivent être suffisamment concrètes pour pouvoir être appliquées dans le quotidien. Une formulation trop générale comme « respecter la confidentialité » ne suffit pas toujours.

7. La transparence sur l’utilisation de l’IA

Selon les usages, il peut être pertinent d’indiquer lorsqu’un contenu a été généré ou fortement modifié avec l’aide d’une IA.

Cette transparence peut concerner :

• des supports remis aux apprenants ;
• des images ou illustrations ;
• des contenus diffusés publiquement ;
• des exercices générés automatiquement ;
• des productions utilisées dans le cadre d’une évaluation.

La charte doit préciser dans quels cas cette information est nécessaire et sous quelle forme elle doit être communiquée.

8. La propriété intellectuelle

Les formateurs doivent également être sensibilisés aux questions liées aux contenus utilisés avec une IA.

Avant de transmettre un document à un outil ou de réutiliser une production générée, il est utile de vérifier :

• l’origine des contenus ;
• les droits d’utilisation ;
• les conditions de réutilisation ;
• la présence éventuelle de contenus protégés ;
• la possibilité d’utiliser le résultat dans un cadre commercial.

La charte n’a pas besoin de traiter toutes les situations juridiques en détail. Elle doit surtout rappeler les bons réflexes et indiquer vers qui se tourner en cas de doute.

Comment faire vivre la charte IA ?

Une charte ne doit pas rester un document envoyé par email puis oublié.

Pour être réellement utile, elle doit être accompagnée d’une démarche d’appropriation :

• présenter la charte aux équipes ;
• expliquer les raisons de sa mise en place ;
• organiser des ateliers pratiques ;
• donner des exemples de bons et de mauvais usages ;
• prévoir un interlocuteur référent ;
• recueillir les retours des formateurs ;
• mettre à jour régulièrement les règles.

La formation est particulièrement importante. Les collaborateurs doivent comprendre non seulement ce qui est autorisé, mais aussi comment utiliser les outils de manière efficace dans leur métier.

Une charte constitue un cadre. La formation permet de transformer ce cadre en pratiques concrètes.

Les erreurs à éviter

Rédiger une charte trop générale

Une charte composée uniquement de grands principes sera difficile à appliquer. Elle doit contenir des exemples directement liés aux activités de l’organisme.

Interdire tous les usages

Une interdiction générale risque de pousser les équipes à utiliser l’IA de manière cachée, avec encore moins de visibilité pour l’organisme.

Il est préférable d’identifier les usages utiles, les usages à encadrer et les usages réellement interdits.

Ne pas former les équipes

Une charte ne peut pas remplacer une formation. Les formateurs doivent savoir utiliser les outils, vérifier les résultats et appliquer les règles de confidentialité.

Ne pas prévoir de mise à jour

Les outils, les pratiques et les risques évoluent rapidement. La charte doit être réexaminée régulièrement afin de rester adaptée à la réalité de l’organisme.

Conclusion

Créer une charte IA permet à un organisme de formation de mieux encadrer les usages, de protéger ses données et d’accompagner ses équipes dans l’évolution de leurs pratiques.

Pour être efficace, cette charte doit rester concrète. Elle doit préciser les outils utilisés, les usages autorisés, les données protégées, les règles de vérification et les responsabilités de chacun.

Mais elle ne doit pas être considérée comme une finalité. Pour que les règles soient réellement appliquées, les formateurs doivent également être formés et accompagnés à partir de leurs situations de travail.

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