Accueillir un nouveau collaborateur : 4 bonnes pratiques

80 % des DRH cherchent à fidéliser leurs collaborateurs… Alors que 80 % des travailleurs veulent quitter leur entreprise (en 2019, selon une étude du Groupe Robert Half). Et, si le secret pour conserver vos équipes, était d’améliorer le parcours d’intégration du salarié ? Entre onboarding structuré, mentor qualifié et feedback régulier, découvrez les clés pour une intégration réussie. Apprenez 4 bonnes pratiques pour accueillir un nouveau collaborateur dans votre entreprise. 

Savoir accueillir avant l’arrivée 

Le premier jour dans une entreprise est toujours un moment important. C’est pour cela qu’il est conseillé de se préparer en amont à accueillir votre nouveau collaborateur dans les meilleures des conditions.

Pour y parvenir, vous pouvez ainsi anticiper l’accueil d’un nouveau collaborateur en organisant soigneusement son poste de travail. Vous pouvez aussi configurer au préalable l’ensemble de ces accès informatiques, badges et autres outils nécessaires à son activité au sein de votre entreprise. Pensez alors à un bureau qui lui sera attribué, mais également à tout le matériel de bureautique nécessaire à son activité. Par ailleurs, n’hésitez pas à lui envoyer un e-mail de bienvenue, dans lequel vous lui indiquerez toutes les informations pratiques inhérentes à votre structure ainsi qu’un guide d’accueil.

Une fois que c’est chose faite, pensez à prévenir, une semaine à l’avance, l’ensemble de votre équipe quant à l’arrivée imminente de votre nouveau collaborateur. Le but est ainsi de pouvoir vous préparer tous ensemble à lui réserver un accueil des plus chaleureux.  L’ensemble de ces pratiques permettra de réduire le stress potentiel de votre collaborateur et sera le reflet d’une culture d’entreprise fondée sur la communication et l’importance du collectif. Vous pouvez d’ailleurs ajouter à toutes ces bonnes pratiques d’accueil un plan de son accueil détaillé, avec pourquoi pas une visite des locaux de votre entreprise. Et, si nécessaire, un programme de formations sur les outils utilisés dans votre structure et les procédures internes. 

Créer un onboarding structuré 

Qu’est-ce donc que ce nouvel anglicisme étonnant ? Rien de plus qu’un mot issu du monde de la communication qui signifie « intégration ». Oui, car dès l’arrivée de votre nouveau collaborateur, mettre en place un onboarding bien structuré garantit généralement la bonne intégration de votre nouvel élément.

Chez Matchers, on aime vulgariser et surtout, vous partagez les bonnes pratiques pour accueillir un nouveau collaborateur. C’est pourquoi l’on vous propose la meilleure to-do list pour réussir votre onboarding.

• Anticipation : Un onboarding bien exécuté est avant tout un plan d’intégration détaillé et déjà établi avant l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Il doit permettre à l’employé fraîchement arrivé de se sentir à l’aise dans son nouvel environnement. Pour que votre nouveau collaborateur y voie plus clair, vous pouvez utiliser un agenda collaboratif qui présentera ses premières missions à effectuer ainsi que ses objectifs à atteindre.
  
• Intégration : Le processus d’onboarding est une introduction progressive aux outils, aux procédures, à l’organisation de votre structure, mais aussi aux responsabilités en entreprise. C’est par ailleurs un moment privilégié censé favoriser la création des liens entre collèges. De quoi augmenter la motivation de votre nouvelle recrue ainsi que son sentiment d’appartenance.
  
• Formation : Quand tout cela sera chose faite, pensez à proposer des séances de formation aux outils et aux différents processus de fonctionnement de votre structure.
  
• Feedback : Enfin, pensez à planifier des points réguliers pour recueillir les premières impressions de votre collaborateur et ajuster le processus d’onboarding si nécessaire.

L’ensemble de ces bonnes pratiques pour accueillir un nouveau collaborateur contribuera, à coup sûr, à son engagement ainsi qu’à sa productivité à long terme. 

Désigner un mentor pour guider le nouveau collaborateur

Pour bien accueillir un nouveau collaborateur, vous pouvez aussi lui désigner un mentor qui lui apportera un soutien personnalisé. Par un biais de questions réponses et surtout de partage d’expérience, le mentor tient un rôle crucial dans l’intégration d’un nouveau collaborateur. Il a ainsi la responsabilité de s’assurer du bien-être dans l’entreprise de son nouvel équipier. En créant une relation privilégiée avec ce dernier, le mentor peut alors mieux partager les valeurs et plus globalement la culture de l’entreprise.

Le but étant de favoriser l’acquisition des compétences nécessaires au poste du collaborateur, mais aussi d’encourager la compréhension des attentes et des valeurs organisationnelles de la société. Comme un phare dans la tempête, il est le repère vers lequel se diriger à la moindre question ou difficulté. Ce point de contact rassurant doit ainsi permettre de réduire le stress et l’anxiété souvent associés à un nouveau poste. Un environnement accueillant et apaisant est mère de vertu, ou plutôt d’engagement et de satisfaction, en ce qui nous concerne. 

Favoriser les feedbacks constructifs 

Après l’intégration initiale de votre nouveau collaborateur ainsi que la présentation avec son mentor, il est important d’instaurer une culture du feedback. Ces derniers sont, en effet, un excellent moyen de vous assurer de la progression et du bien-être de votre nouvelle recrue au sein de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel d’effectuer des retours réguliers et bienveillants qui permettent à votre employé de pouvoir pointer ses points forts, mais aussi ses axes d’amélioration. Ce processus est un bon moyen de lui permettre de monter en compétence rapidement. 

Mieux encore, ces types d’échanges contribuent à mettre en valeur une culture de la transparence et de la communication ouverte. Deux éléments essentiels pour garantir un environnement de travail positif et collaboratif. Du côté des chefs d’entreprise, des retours constructifs permettent aux structures d’exposer leurs engagements envers les équipes pour renforcer leurs motivations et leurs engagements. D’ailleurs, à ce propos, les événements culturels, les team building et autres afters works sont de bons moyens de renforcer la cohésion d’équipe.

Un peu comme une bonne recette de grand-mère, accueillir un nouveau collaborateur dans son entreprise relève d’un art qu’il est important de transmettre à travers les générations et de conserver avec le temps. Si votre équipe grossit, la recette ne doit pas se perdre ! Vos collaborateurs seront alors les meilleurs ingrédients d’une réussite collective.

FAQ

Quand utiliser le mot « collaborateur » ?
Le collaborateur peut désigner l’associé d’un projet entrepreneurial ou de potentiels partenaires externes comme des prestataires de service ou de marchandises. Il est très largement utilisé au sens large du terme. Cependant, il peut être perçu comme moins hiérarchique que d’autres termes qui lui sont pourtant proches comme « collègue » ou « salarié ». 

Quelle est la différence entre l’embauche et l’intégration ? 
L’embauche correspond aux différents échanges et rendez-vous qui permettent à un chef d’entreprise d’évaluer ou non l’entrée d’un potentiel nouveau salarié dans sa structure. La phase d’intégration intervient juste après l’embauche. Elle correspond aux moments durant lesquels le nouveau collaborateur commence à travailler au sein de l’entreprise. Un accueil soigné, une présentation de l’entreprise et des différentes équipes ainsi qu’une bonne communication interne favorisent l’intégration des nouvelles recrues. Le but est ainsi de fidéliser le collaborateur et de le rendre opérationnel et efficace le plus rapidement possible.

Qu’est-ce que le livret d’accueil ? 
Le livret d’accueil est un document donné à une nouvelle recrue pour faciliter son intégration. Il indique ainsi des informations importantes sur la structure de l’entreprise, mais aussi ses valeurs ainsi que ces processus de fonctionnement et ces conditions de travail.